Privacy

Als patiënt van onze kliniek heeft u recht op bescherming van uw persoonlijke gegevens. In ons Privacy reglement leggen wij u uit welke informatie wij verzamelen en hoe wij de bescherming van uw gegevens hebben geregeld.

Vanaf het moment dat u zich bij Andros Clinics (voorheen Andros Mannenkliniek en Gynos Vrouwenkliniek) aanmeldt, nemen wij gegevens van u op in de persoonsregistratie. Deze gegevens hebben wij nodig om goede zorg te kunnen verlenen. Zo kan een arts bijvoorbeeld geen goede diagnose stellen zonder uw medische achtergrond te kennen.

Om u te beschermen tegen een verkeerd gebruik van uw gegevens, is sinds mei 2018 de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van kracht. De wet stelt aan ons, als houder van de persoonsregistratie, een aantal verplichtingen en geeft u, als geregistreerde, een aantal rechten.

In dit privacyreglement zijn deze rechten en plichten nader uitgewerkt en vastgelegd. Dit reglement is ondergeschikt aan de AVG – indien er mogelijk een twijfel zou zijn over dit reglement, dan zijn de bepalingen in de AVG leidend. Andros is aansprakelijk voor eventuele schade veroorzaakt door het niet naleven van de bepalingen uit de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

Indien u een aanmerking heeft over de manier waarop uw gegevens zijn behandeld, kunt u zich schriftelijk wenden tot de manager.

Welke maatregelen heeft Andros getroffen?

Al uw gegevens worden opgeslagen in ons Elektronisch Patiënten Dossier (EPD). De toegang tot dit systeem is beveiligd door een systeem van inlogcodes en wachtwoorden. Daarbij is het systeem in een beveiligde omgeving opgeslagen, waardoor het systeem alleen vanuit onze vestigingen benaderbaar is of via een beveiligde en versleutelde toegang. Medewerkers krijgen alleen die menu-opties te zien die voor hun werkzaamheden van belang zijn.

Alle medewerkers van Andros hebben bij het aangaan van hun (arbeids-)overeenkomst een geheimhoudingsverklaring ondertekend met daaraan gekoppeld een boeteclausule. Deze verklaring blijft na het beëindigen van de arbeidsrelatie van kracht en bestaat eruit dat er geen enkele informatie over onze cliënten naar buiten mag worden gebracht.

Welke informatie wordt door Andros bewaard?

In het EPD wordt o.a. de volgende informatie bewaard:

* Uw BSN, NAW- en persoonlijke gegevens, waarmee wij uw identiteit vaststellen als u onze kliniek betreedt

* Uw huisarts (incl. NAW gegevens), zodat wij in voorkomende gevallen contact met hem of haar op kunnen nemen (hiervoor vragen wij uw mondelinge toestemming)

* Uw medisch dossier, waarin uw bezoek(en) en behandelmethode(n) zijn beschreven; inclusief maar niet beperkt tot de vragenlijsten, gegevens over medicijngebruik, de anamnese, onderzoeksgegevens, diagnose van de behandelend specialist, behandelgegevens en aantekeningen over elk contact dat u met Andros heeft

* De facturen die zijn ingediend bij uw zorgverzekeraar

* E-mailverkeer
Al het mailverkeer dat via het EPD wordt altijd beveiligd verzonden. Als mailen via het EPD niet mogelijk is dan wordt er gebruik gemaakt van Zorgmail Veilig Mailen.

Verstrekken van gegevens aan derden

Wij zijn wettelijk verplicht gegevens aan te leveren aan de Nederlandse Zorgautoriteit (NZa) over de behandelingen die wij hebben verricht. De uitwisseling van deze gegevens gaat via het internet. De gegevens worden versleuteld verzonden en zijn dus niet leesbaar voor derden.

Na elk consult zal de specialist een brief met bevindingen aan uw huisarts sturen. Deze brief bevat medische gegevens en de diagnose van de specialist. Een kopie van deze brief ontvangt u in uw online dossier of wordt per post aan u verzonden. Als u het niet met de brief eens bent dan heeft u het recht deze brief te laten wijzigen of een tweede, aanvullende dan wel corrigerende, brief aan uw huisarts te laten versturen. De brief aan de huisarts kan per post of via Edifact versleuteld verzonden worden. U kunt ook verzoeken dat er geen brief aan uw huisarts wordt gestuurd. In dat geval krijgt u nog wel een kopie van de brief.

U heeft het recht Andros te verzoeken uw gegevens door te sturen naar een andere arts en/of medische instelling.

Wil u uw partner, zoon/dochter/familielid machtigen voor inzage in uw dossier? Dit kan door het Machtigingsformulier inzage medische gegevens in te vullen. Wil u uw machtiging intrekken? Gebruik dan het formulier Intrekken machtiging medische gegevens. 

Verder zal er door ons nooit informatie aan derden worden verstrekt.

Inzien en wijzigen van uw dossier

U heeft het recht op inzage in uw dossier. Indien u uw dossier wenst in te zien, kunt u een afspraak maken bij de vestiging waar u onder behandeling bent of was. Ook is het mogelijk (delen uit) het dossier te laten kopiëren.

Een verzoek tot inzage of kopie kunt u richten aan de behandelend specialist of aan de manager van Andros. Bij een verzoek om inzage zal naar een geschikt moment worden gezocht om samen met u het dossier door te nemen. Ook kunt u iemand machtigen uw dossier namens u in te zien of namens u een afschrift te vragen. De aanvrager (partner, familielid of advocaat) moet dan een schriftelijke machtiging overleggen.

Als u meent dat de over u opgenomen gegevens niet kloppen, heeft u het recht Andros Clinics te verzoeken de opgenomen gegevens te verbeteren, aan te vullen of te verwijderen. Het secretariaat zal voordat zij gegevens wijzigen altijd eerst een aantal persoonlijke vragen stellen. Het wijzigen van uw e-mailadres en telefoonnummer is alleen mogelijk op de kliniek nadat u zich heeft geïdentificeerd.

Bewaartermijn en vernietiging van uw gegevens

Andros bewaart alle (papieren en digitale) cliëntdossiers ‘tot in het oneindige’. Er is geen actief beleid om oude dossiers te vernietigen. Aangezien de wettelijke bewaartermijn (20 jaar na laatste wijziging) langer is dan het bestaan van Andros, is het vernietigen van dossiers voorlopig niet aan de orde. Daarbij is het onpraktisch gebleken om structureel na te gaan welke dossiers over de bewaartermijn zijn.

Sinds begin 2015 houdt Andros alleen nog digitaal gegevens bij in het EPD. Vanaf 2015 worden er geen cliëntgegevens meer bewaard op papier. Oude papieren dossiers blijven toegankelijk, waarbij de waarborg moet bestaan dat deze binnen één week geraadpleegd kunnen worden (vanwege het niet-spoedeisende karakter van de zorg binnen Andros en de ouderdom van deze gegevens, wordt deze termijn als acceptabel gezien).

Op individueel verzoek, en na consultatie met uw arts, zal een cliëntdossier volledig vernietigd worden. Dit is uw wettelijk recht. Realiseert u  zich daarbij wel dat het in uw belang van uw huidige en eventuele toekomstige behandelingen kan zijn dat de gegevens worden bewaard. Uw arts zal daarom altijd eerst trachten u ertoe te bewegen uw vernietigingsverzoek in te trekken. De keuze is en blijft echter aan u en wij zullen altijd aan uw definitieve verzoek voldoen. Hiertoe is een procedure opgesteld.

Functionaris Gegevensbescherming

Andros verwerkt volgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) bijzondere persoonsgegevens. Daarom heeft Andros een Functionaris Gegevensbescherming aangesteld en bij de Autoriteit Persoonsgegevens aangemeld. Indien u dit nodig acht kunt u onze functionaris gegevensbescherming bereiken via fg@mannenkliniek.nl.

Privacy Statement Online & Cookies

Alle informatie over privacy op onze websites, digitale nieuwsbrieven etc. vindt u op Privacy Statement Online 

Vragen?

Heeft u na het lezen van deze informatie nog vragen, stel deze dan gerust aan de medisch secretaresse, arts of verpleegkundige. U kunt van maandag t/m vrijdag tussen 08:30 – 17:00 uur contact met ons opnemen op 026-389 17 53.